Заказать в Китае через what’s app или по почте

Если вы человек бизнеса, то вы однозначно цените свое время. Мне каждый день пишут в WhatsApp с одним и тем же вопросом: можно ли заказать в Китае через WhatsApp, отправив вам фото и голосовые сообщения? Отвечаю честно: начать разговор так можно, а вот вести сам заказ гораздо удобнее по почте. Ниже я объясню, почему это выгодно прежде всего вам, и покажу, как написать мне так, чтобы получить точный ответ с первого раза.

Иногда мне пишут и просто ради общения. А вдруг она, специалист по Китаю, поможет организовать бизнес, подскажет, что можно продать, даст бесплатную консультацию? Я отношусь к таким сообщениям с пониманием, сама когда-то училась этому делу с нуля. Именно поэтому у меня выстроен порядок работы с входящими запросами. Он позволяет уделять время каждому серьезному проекту, а не только самому громкому уведомлению в телефоне.

Почему рабочая информация живет в почте

За годы работы у меня набрался список из семи причин, и все они проверены практикой.

• Когда я на переговорах на фабрике, телефон постоянно пиликает от новых сообщений. Это отвлекает и меня, и китайскую сторону, а страдает от этого чей-то заказ.
• Беззвучный режим не выход. Я забываю потом включить звук и пропускаю важные звонки, в том числе от вас.
• На компьютере я печатаю в разы быстрее, чем в телефоне. Ответ по почте получается подробнее и приходит быстрее.
• В звуковых сообщениях не остается истории. О чем договорились, какие цифры обсуждали, все это должно храниться в переписке, а не в памяти.
• В потоке сообщений от десятков контактов сложно потом найти, что и с кем обсуждалось. Почта раскладывает каждый проект по своей папке.
• Память телефона ограничена, принимать фотографии в неограниченном объеме он не может. Почта принимает вложения любого разумного размера.
• Фотографии и файлы из телефона нужно перекачивать в компьютер, а это отнимает много времени. Письмо сразу лежит там, где я с ним работаю.

WhatsApp создан для общения, а почта для работы. Когда информация по вашему заказу приходит письмом, я работаю с ней, а не просто принимаю к сведению. В этом вся разница.

Чем хорош WhatsApp и когда я сама его использую

Не подумайте, что я против мессенджеров. Звоните мне в WhatsApp, если вам так удобнее и дешевле, голосовая связь там отличная. В поездках по фабрикам я сама отправляю клиентам фото и видео товара именно через мессенджер, прямо из цеха. Это живая картинка в моменте, и для нее WhatsApp подходит идеально.

Быстрые вопросы тоже уместны в чате. Уточнить время созвона, подтвердить получение документов, сообщить, что вылет задерживается. Все, что умещается в два предложения и не требует хранения, спокойно живет в мессенджере. А вот спецификация на три страницы или условия оплаты заслуживают письма.

Замечу, что для связи с самим Китаем мессенджеры давно стали нормой. Китайские менеджеры фабрик живут в WeChat, и часть переговоров идет именно там. Эту сторону переписки я беру на себя, а вам отправляю уже готовые итоги: цены, сроки и условия в одном аккуратном письме.

Какой вопрос в какой канал: моя шпаргалка

Эта шпаргалка экономит время обеим сторонам. Клиенты, которые работают со мной давно, пользуются ею не задумываясь, и наши проекты движутся быстро.

Как написать первое письмо, чтобы получить точный ответ

Хорошее первое письмо не обязано быть длинным. Достаточно нескольких пунктов, по которым я смогу сразу оценить задачу и назвать следующие шаги.

Напишите, какой товар вам нужен и для какой цели: перепродажа, собственный проект, комплектация объекта. Укажите ориентировочное количество или бюджет, хотя бы порядок цифр. Приложите фото, ссылки или чертежи, если они есть. Добавьте город доставки и желаемые сроки. И обязательно оставьте телефон для связи, я перезвоню, если появятся вопросы.

С таким письмом работа начинается в день обращения. Про сами услуги и то, как складывается их стоимость, можно заранее прочитать на страницах кратко обо всех услугах и цена услуг переводчика в Китае.

Что происходит с вашим письмом дальше

Многие думают, что пишут одному переводчику с телефоном. На самом деле за каждым заказом стоит команда. Я свободно говорю и читаю по-китайски, включая договоры и техническую документацию, поэтому переговоры с фабриками веду сама. А параллельно мои люди занимаются своей частью работы.

Кто-то ищет производителей под ваш запрос и проверяет их документы. Кто-то запрашивает цены и образцы, сравнивает условия. Дальше подключаются контроль производства на линии, инспекция перед отгрузкой, оформление документов и логистика до вашего города. Ваше письмо запускает всю эту цепочку, поэтому мне и важно получить его в рабочем виде. Подробнее о том, зачем нужен такой формат работы, я писала в статье зачем нужен агент в Китае.

Голосовые сообщения и фотографии: пара нюансов

Голосовое сообщение удобно тому, кто его отправляет. А тому, кто по нему работает, приходится переслушивать запись и выписывать цифры вручную. Артикулы, размеры, количество и адреса в голосовом формате легко расслышать неточно. Поэтому все, что содержит цифры, я прошу отправлять текстом.

С фотографиями похожая история. Снимок товара из интернета это отличная отправная точка. Но если добавить к нему подпись с размерами, материалом и количеством, поиск производителя пойдет заметно быстрее. Чем точнее вводные, тем точнее и цены, которые я привезу вам с фабрик. Примеры того, что мы находим для клиентов, есть в разделе товары из Китая оптом.

История одного запроса, который потерялся в чате

Расскажу случай, после которого мой порядок работы окончательно сложился. Клиент прислал мне в мессенджер серию голосовых сообщений о партии сантехники: размеры, покрытие, количество по каждой позиции. Я была в этот момент на выставке с другим заказчиком. К вечеру в телефоне лежало полсотни новых сообщений от разных людей, и восстановить всю картину по голосовым пришлось почти час.

Мы переслушивали записи вместе, уточняли цифры, и одну позицию все равно пришлось переспрашивать. Тот же список, присланный письмом, ушел бы фабрикам в течение десяти минут. Клиент, кстати, сделал выводы быстрее меня. Теперь он присылает таблицу с артикулами, а в чате мы только договариваемся о созвонах. Его заказы собираются заметно быстрее, чем раньше.

Как хранится история вашего заказа

У каждого моего клиента есть своя папка в почте, и это не мелочь, а рабочий инструмент. В ней лежат запросы, предложения фабрик, фото образцов, инвойсы и отчеты об инспекциях. Когда через год клиент решает повторить поставку, мы поднимаем переписку и видим все: модель, цену, условия, даже цвет упаковки.

С мессенджером такой фокус не проходит. Телефоны меняются, чаты чистятся, история переписки живет своей жизнью. А почтовый архив хранится годами и не зависит от того, какой у меня сейчас телефон. Для повторных заказов это экономит недели, ведь не нужно заново искать фабрику и согласовывать детали.

Есть и еще одна причина, о которой мало кто задумывается. По истории писем легко восстановить, кто и что обещал, если у сторон разошлись воспоминания. Спокойная ссылка на письмо от такого-то числа решает вопрос за минуту и сохраняет добрые отношения со всеми участниками.

Часовые пояса работают на вас

Между Москвой и Гуанчжоу пять часов разницы, и почта превращает эту разницу в преимущество. Вы пишете мне вечером, я читаю письмо своим утром и успеваю за китайский рабочий день собрать цены с фабрик. К вашему следующему утру ответ уже ждет вас в ящике.

С мессенджером ритм рвется. Сообщение, отправленное вашим вечером, приходит ко мне глубокой ночью. Утром оно уже утонуло под свежими чатами. Письмо же спокойно стоит в очереди на своем месте и никуда не денется, пока я на него не отвечу.

Вопросы, которые мне задают клиенты

Можно ли все же написать вам сначала в WhatsApp?

Конечно, можно. Напишите пару строк о задаче, и я подскажу, что прислать на почту для полноценного расчета. Многие клиенты именно так и начинают. Главное, чтобы сами материалы по заказу потом пришли письмом, тогда они точно попадут в работу.

Как быстро вы отвечаете на письма?

Обычно в течение рабочего дня по китайскому времени. Разница с Москвой пять часов, поэтому письмо, отправленное вашим утром, я чаще всего читаю в тот же день. Если вопрос требует уточнения цен у фабрик, я сразу пишу, сколько времени займет сбор информации.

Что делать, если я еще не определился с товаром?

Напишите, каким делом вы занимаетесь и какую задачу хотите решить. Такой разговор тоже может быть полезным, только он идет в формате консультации, а не поиска цен. Я расскажу, как устроены закупки в вашей нише, и предложу с чего начать.

Можно ли отправить вам голосовое сообщение?

Для общего описания задачи можно. А цифры, артикулы и адреса прошу продублировать текстом. Так в нашей переписке останется точная история договоренностей, и через полгода мы легко поднимем любую деталь заказа.

Вы работаете с другими мессенджерами?

Да, я на связи в WeChat и Telegram, для Китая WeChat вообще основной канал. Принцип везде один: живое общение в мессенджере, рабочие материалы на почте. Такой порядок ни разу меня не подводил за все годы работы.

Если у вас есть задача по закупке или производству в Китае, напишите мне на почту пару абзацев о ней. Я отвечу лично, расскажу о следующих шагах и честно скажу, чем могу быть полезна именно в вашем случае.